Rispondere alle e-mail

Quando ricevo una mail la leggo e rispondo subito: mi sembra il sistema più efficiente. Molti mi ringraziano per aver risposto subito: ne deduco che di solito non è così.

Ci sono quelli che rispondono dopo un po’: ho conosciuto adulti che si stampavano le mail su carta, le mettevano nella borsa se le leggevano dopo per rispondere poi, chissà quando…

Ci sono poi quelli che non rispondono proprio: i politici italiani. Hanno il vezzo di indicare il loro indirizzo di e-mail, hanno squadre di addetti alla comunicazione, ma non rispondono. Aspetto sempre che qualcuno della segreteria del presidente del consiglio uscente risponda alla mia mail inviata il giorno di Natale ( post Regali di Natale) sono passati 40 giorni… Suvvia sono un docente universitario e il professore non mi degna di un cenno di risposta? Quasi, quasi rimpiango i politici di una volta che rispondevano con bei biglietti scritti a mano su carta intestata.

Ci sono quelli che rispondono troppo: mandi una mail di due righe e ti torna indietro un testo di decine di righe scritte fitte fitte senza mai un salto che segnali che lì cambia l’idea. Ohibò. Hai toccato un nervo sensibile in una testa troppo sensibile: alla larga!

Un consiglio: evita che nel testo della tua mail di risposta compaia in fondo il testo della mail ricevuta: se la conversazione continua la mail diventerà un lenzuolo. Se la mail che hai ricevuto tocca più di un punto, struttura la tua risposta in punti: a ciascun punto del tuo interlocutore (tra virgolette) e fai seguire la tua risposta.

? Un bel tema da sviluppare in una tesina ma anche in una tesi (laurea specialistica): la risposta alle mail da parte di (politici, enti pubblici, docenti universitari, giornalisti, ecc.). Il disegno della ricerca prevede innanzitutto la scelta della categoria, la sua delimitazione, l’individuazione di una sotto-popolazione o di un campione. E poi, la stesura del testo della mail, la gestione degli invii e delle risposte, la loro analisi (rapidità, esaustività, ecc.).

6 commenti

  1. Sicuramente sarebbe utile per tutti dare un’occhiata al capitolo sulle E-mail del libro “Il Mestiere di Scrivere” di Luisa Carrada.
    Prima di tutto, come dice Luisa, bisognerebbe dare un’occhiata al sito Thinkbeforeyousend, il sito che accompagna il libro di D. Shipley e W. Schwalbe “Send”. Nel sito in questione si possono trovare diversi suggerimenti su come scrivere e-mail e esempi di cattive e-mail.
    Credo, come Luisa, che sia fondamentale, prima del testo vero e proprio, controllare l’oggetto della posta elettronica che ci accingiamo a scrivere perchè è la prima unità informativa con cui viene in contatto il destinatario e deve essere una sintesi adeguata del nostro messaggio. In secondo luogo l’indicazione del mittente deve essere chiara (senza inutili formalismi, tipo l’inserimento del titolo Dott. che è alquanto fastidioso se inserito nel campo mittente), così come bisogna prestare attenzione alle formule di apertura e chiusura del testo: non troppo rigidi e formali (si può usare via Internet una maggiore confidenza) ma nemmeno esageratamente amichevoli.
    Se questi primi tips vengono rispettati e controllati, il testo non può che risultare convincente e adeguato all’interlocutore, purchè si rispetti comunque la brevità, si evitino troppi giri di parole e si usi uno stile chiaro e possibilmente per punti nel caso di e-mail complesse.

  2. Il mio tempo di risposta dipende dalla tipologia di email. Prima quelle lavorative … poi quelle personali. Ad ogni modo, se ad una mail devo dare una risposta corretta e sensata la metto in coda appena ho tempo. Non è cattiveria … ma non voglio liquidare in due righe una email che merita di più.

    Complimenti davvero se riesci a rispondere in tempo reale alla lettura :)

  3. Ho avuto la fortuna di poter condurre lo stage del mio percorso di studi, sia presso un ente locale, che presso una struttura privata di formazione. Premettiamo subito che all’interno di un Comune ci sono più dipendenti e anche più documenti da preparare, ma quello su cui si sta puntando l’attenzione è proprio il come vengono gestite le mail che arrivano.

    Mi è capitato spesso di scrivere a URP (Ufficio Relazioni col Pubblico) di diversi comuni per avere informazioni su spettacoli, fiere, mercatini che non erano pubblicizzati sul sito, risultato? A volte non rispondevano proprio, altre rispondevano quando l’evento di mio interesse era già passato; se fossi stato un loro cliente, quella società non mi avrebbe mai più rivisto. Diversa è la situazione negli enti privati, se si prende in considerazione un ente di formazione, questo non può permettersi di perdere clienti, non attivando i propri corsi; quindi le mail sono gestite in continuazione e le risposte sono rapide ed esaustive, devono cercare di convincere l’utente a rimanere con loro, per evitare che si appoggi ad altre strutture.

    Spesso negli enti locali arrivano delle segnalazioni per problemi nelle strade, per guasti, per disservizi, tutte comunicazioni che vengono raccolte dall’ufficio per le relazioni col pubblico e che poi devono essere inoltrate agli uffici di competenza. Nulla di più comodo che fare un inoltra nella mail, ma sarebbe troppo facile. La mail viene stampata, sprecando così un foglio per una semplice riga di testo, foglio che verrà poi buttato nel pattume senza riciclarlo. Una volta stampata viene portata a mano all’ufficio competente, appoggiato sulla scrivania e magari perso nella miriade di documenti già presenti. Non si può sapere se la mail venga persa o meno, ma di sicuro è più facile e veloce da cercare.

    Nella struttura privata, invece, le mail vengono controllate in continuazione e nel caso un soggetto abbia bisogno di informazioni su un corso, queste gli vengono inviate immediatamente in allegato, oppure via fax, in base alle specifiche indicazioni lasciate nella mail. C’è anche un uso più parsimonioso della carta, non ci sono sprechi, il budget è quello che loro stessi producono attraverso la promozione e l’attivazione dei corsi e non possono permettersi di sprecarlo.

    Al Comune di Cavriago va un elogio perché è stato uno tra i primi enti pubblici ad adottare carta riciclata all’interno della sua struttura, sia per quanto riguarda la comunicazione interna, che esterna del comune, compresi i documenti. Azione sicuramente da premiare e da pubblicizzare, almeno è un piccolo passo verso un miglioramento, aspettando che il bit, sostituisca del tutto l’utilizzo e l’impiego della carta.

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