Rispondere alle e-mail

Quando ricevo una mail la leggo e rispondo subito: mi sembra il sistema più efficiente. Molti mi ringraziano per aver risposto subito: ne deduco che di solito non è così.

Ci sono quelli che rispondono dopo un po’: ho conosciuto adulti che si stampavano le mail su carta, le mettevano nella borsa se le leggevano dopo per rispondere poi, chissà quando…

Ci sono poi quelli che non rispondono proprio: i politici italiani. Hanno il vezzo di indicare il loro indirizzo di e-mail, hanno squadre di addetti alla comunicazione, ma non rispondono. Aspetto sempre che qualcuno della segreteria del presidente del consiglio uscente risponda alla mia mail inviata il giorno di Natale ( post Regali di Natale) sono passati 40 giorni… Suvvia sono un docente universitario e il professore non mi degna di un cenno di risposta? Quasi, quasi rimpiango i politici di una volta che rispondevano con bei biglietti scritti a mano su carta intestata.

Ci sono quelli che rispondono troppo: mandi una mail di due righe e ti torna indietro un testo di decine di righe scritte fitte fitte senza mai un salto che segnali che lì cambia l’idea. Ohibò. Hai toccato un nervo sensibile in una testa troppo sensibile: alla larga!

Un consiglio: evita che nel testo della tua mail di risposta compaia in fondo il testo della mail ricevuta: se la conversazione continua la mail diventerà un lenzuolo. Se la mail che hai ricevuto tocca più di un punto, struttura la tua risposta in punti: a ciascun punto del tuo interlocutore (tra virgolette) e fai seguire la tua risposta.

? Un bel tema da sviluppare in una tesina ma anche in una tesi (laurea specialistica): la risposta alle mail da parte di (politici, enti pubblici, docenti universitari, giornalisti, ecc.). Il disegno della ricerca prevede innanzitutto la scelta della categoria, la sua delimitazione, l’individuazione di una sotto-popolazione o di un campione. E poi, la stesura del testo della mail, la gestione degli invii e delle risposte, la loro analisi (rapidità, esaustività, ecc.).

6 commenti

  1. Da quando lavoro per Wake Up! ho dovuto contattare non so quanti personaggi tra cui artisti, industriali e pseudoresponsabili degli uffici stampa dei cosiddetti enti culturali. E’ davvero una faticaccia!!

    Ne ho viste – o meglio, sentite – tante…

    Una volta mi è capitato di dover chiamare 10 volte in un giorno (e non scherzo!!) l’ufficio stampa della Fondazione I Teatri di Reggio Emilia perchè “noi le email non le leggiamo quasi mai, ci sono i numeri di telefono!”. Forse quel giorno si erano dimenticati di pagare anche la bolletta!!

    Battute a parte, ho notato che vi sono profonde differenze tra un ufficio stampa e l’altro, a seconda del tipo di ufficio/azienda/ente che si contatta. Gli enti culturali o quelli di pubblica utilità (vedi, l’assessorato alla cultura) manco sanno cosa vuol dire comunicare (ce ne sarebbero di aneddoti da raccontare), mentre va meglio con le grandi aziende, soprattutto con le holding (e io che pensavo il contrario!!)

    A riprova di ciò, l’unica puntualissima che risponde alle email dopo pochi minuti e su cui posso fare sempre affidamento è una certa Silvia capo ufficio stampa della Luxury Yacht Corporation. Ma in fondo il loro motto è “niente lasciato al caso, non vi lasciamo mai soli“. Peccato che i loro clienti siano pochi e affezionatissimi.

    Ma a noi comuni mortali appassionati di teatro chi ci pensa?

  2. Premetto: parla una persona che risponde molto poco alle email. Io se devo comunicare con persone vicine a me e di cui ho il numero di telefono, preferisco sempre una chiamata. E’ anche vero che la comunicazioni con enti o associazioni spesso avviene vie email per comodità. Il problema è che prima che rispondano la situazione si è già risolta! E poi ho notato un’altra cosa: perchè quando spettano dei risarcimenti o si fanno dei reclami, nessuno risponde o il servizio è “momentanemente sospeso”, mentre quando l’utente deve pagare oppure a loro serve qualcosa, le email sono abbondantissime e loro molto solleciti? Ma…

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