Ogni giorno nelle università italiane (come di qualsiasi altro paese) si tengono convegni, seminari e incontri. Non entro qui nel merito del rapporto costi-benefici di questa modalità di incontro e disseminazione delle conoscenze. Guardo piuttosto alle possibilità oggi esistenti per ottimizzare sia il lavoro preparatorio che i prodotti intellettuali realizzati.

Lavoro preparatorio

Con questo termine penso all’insieme di informazioni e materiali da produrre, aggiornare e disseminare:

• argomento dell’iniziativa
• promotori
• partecipanti
• call for papers
• abstracts degli stessi
• logistica: sede, mappe, transfer
• programma
• attività collaterali, ecc.

Grandi eventi: sito web

Se l’iniziativa è di dimensioni tali da coinvolgere centinaia di persone e, soprattutto, è dotata di risorse le informazioni di cui sopra verranno gestite da un backoffice e saranno pubblicizzate tramite un sito web. So far so good: almeno si creerà così un’opportunità di guadagno per qualche giovane webmaster.

Piccoli eventi: e-mail

Ma cosa succede per incontri di piccole dimensioni (poche decine di partecipanti) e prive di risorse finanziarie? In questi casi (numerosissimi) mi pare di poter affermare che la prassi usuale sia quella di far circolare i materiali tramite la posta elettronica. Sistema a prima vista economico ma in realtà costoso in termini di tempo e poco produttivo in termini di interazione e feedback. Ogni soggetto presente sulla mailing list riceve così le informazioni relative all’evento in forma di e-mail. Sarà poi sua cura archiviarle in modo da poterle reperire.

La catena delle e-mail

Ma la scarsa produttività si accentua per quanto riguarda commenti e feedback: immaginiamo di inviare con una mail gli abstract o le proposal di paper di 10 ricercatori ad una mailing list di 50 persone. Commenti e osservazioni saranno oggetto di una sequenza di infinite e-mail.

Un blog come repository interattivo

Perché non razionalizzare il tutto creando un blog? Un blog permetterà di raccogliere e disseminare man mano tutte le informazioni. Si freerà così un repository fatto di infiniti post: un post (articolo) per ciascuna unità informativa (scheda partecipante, proposta di paper, attività, ecc.). Ogni post potrà essere richiamato tramite link nelle mail e in qualsiasi documento web o pdf.

Ad ogni post potranno fare seguito infiniti commenti che appariranno in ordine cronologico. Ed è proprio questa interattività la caratteristica che valuto come preziosa nella fase preparatoria: le proposal e gli abstract dei paper (ognuno in un post) saranno infatti commentabili e i commenti saranno visibili, linkabili e ricercabili.

Trasparenza eccessiva

Vi possono essere casi in cui non sia opportuno rendere tutto di dominio pubblico: nessun problema, le piattaforme blog permettono di rendere un intero blog (o un singolo post) accessibile solo tramite password. Analogamente i commenti possono essere vincolati a forme varie di controllo da parte dell’amministratore: si può così richiedere la registrazione di ciascun utente e in ogni caso i commenti vengono segnalati via mail all’amministratore.

Confrontare per migliorare

Nel caso delle proposal e degli abstract un blog può rappresentare un eccellente modo per massimizzare il confronto tra i prodotti intellettuali dei partecipanti. Basterà evitare che questi testi di piccole dimensioni vengano pubblicati in formati diversi (rtf, doc, docx, pdf, ecc.) e inserirli con un semplice copia e incolla in un post. Ciascun post verrà poi classificato con la categoria “CONVEGNO XYZ > abstract”: con un click sulla categoria apparirà a video la sequenza dei post così categorizzati. La visione sinottica dei prodotti realizzati dai singoli partecipanti permetterà un immediato e impietoso confronto.

Troppo semplice per essere vero?

Un blog non richiede l’acquisto di software, la registrazione di un sito è gratuita, così come lo spazio web che viene messo a disposizione. La gestione di post e commenti si impara nel giro di poche ore. Lo strumento è potente, semplice e gratuito: quest’ultima caratteristica lo rende assai interessante per l’ambiente universitario.