“l’invio messaggi come di gmail mi ha risolto la questione degli indirizzi plurimi ed anche dei crash del mio pc ma se ad avere il crash sarà gmail?” così il commento di Amalteo (→ post Tanti indirizzi in una sola mailbox) pone la questione di come/dove conservare le mail importanti. Vi dico cosa facevo e cosa faccio:

• quando lavoravo all’esterno dell’università tenevo copia di tutte le mail importanti e in generale di tutta la corrispondenza in un infobase con Folio Views e di questo file cumulativo condiviso con altri sulla LAN dell’ufficio avevo copie di sicurezza aggiornate ogni 2-3 ore.
• da quando uso Gmail ho a disposizione un sistema (gratuito) ancora più semplice: delle mail ho una copia sul server e una copia sul mio pc sempre aggiornata grazie alla sincronizzazione continua (→ post Gmail lavora anche off-line).

Come mi regolerei facendo un lavoro in cui fosse davvero importante conservare copie delle mail insieme ad annotazioni e altri documenti? Userei un software di text-base tipo AskSam (→ sito) e in un file cumulativo inserirei tutti i testi (e-mail, lettere, fax, documenti) da conservare. Di quel file farei copie di sicurezza usando un disco esterno (→ post Fai le copie di sicurezza).

Ma ci sono anche altre soluzioni a portata di mano. Te ne segnalo due:

• Usi già Acrobat e ti trovi bene? Benissimo: salva le mail e altri documenti importanti in formato pdf e aggiungi questi file di volta in volta ad un file cumulativo. Se vuoi accelerare le operazioni di ricerca, periodicamente indicizza con Catalog il file generale.

• Ti piacciono le soluzioni opensource a costo zero: OK, crea un blog con accesso protetto da password e lì inserisci tutte le mail da conservare  (→ post Un blog come taccuino degli appunti). La ricercabilità è lenta ma in compenso puoi categorizzare le mail.