Sto parlando di una riunione in università dove i partecipanti spesso abitano fuori sede e non sono presenti tutti i giorni. E quindi una riunione a cui parte degli interessati non parteciperà. La modalità classica di un tempo prevede:
- fotocopiatura dei documenti di base
- prenotazione di un’aula
- incontro: distribuzione dei documenti, lettura, dibattito aperto
- stesura di un verbale
- invio del verbale a tutti (presenti e assenti)
Come vedi ci sono problemi di tempi e costi. E poi c’è la questione complessa del “verbale”: ci vorrebbe uno stenografo professionale della Camera dei Deputati per trascrivere esattamente tutto quello che si dice.
? Se sei uno studente di Comunicazione il problema ti dovrebbe attrarre, specie se hai un’inclinazione per l’efficienza e la razionalizzazione: e a questo punto nella tua testa stanno prendendo forma le diverse opzioni disponibili. Che ne dici di scrivere un commento indicando quale pensi sia la migliore e perché?
Cordef 
Ma guarda un po’: nessuno ha proposto la soluzione più semplice in assoluto, ovvero un blog con accesso riservato su cui pubblicare il documento introduttivo e ricevere poi i commenti dei partecipanti. Non ti sembra la soluzione più facile, economica e alla portata di chiunque?
Non ho una soluzione per il tuo caso specifico. Tralasciando la parte tecnica, in rete ho trovato 10 consigli generali per una buona riunione di lavoro.